7月9日下午，兰亭景区在景区贵宾室召开了关于应对超强台风“灿鸿”的紧急会议。景区副主任喻革良主持了此次会议，景区主任汤晓蕾及景区下属各部室相关人员参加了此次会议。
   作为兰亭景区安全的主管领导，喻革良同志先是宣读了刚刚接收到的由绍兴市人民政府下发的四个关于超强台风“灿鸿”的紧急文件，并详细介绍了超强台风“灿鸿”来袭的形势。他强调市委市政府对于此次超强台风的来袭非常重视，景区务必要按照市委市政府的要求，积极做好相关应对工作，在确保自身安全的前提下，保护景区的公共安全。
    随后，景区综合部副主任陈海明向此次会议参加人员下发了关于《应对超强台风“灿鸿”紧急预案》。该预案就如何应对此次超强台风、在台风来袭前景区所能做的前期准备工作、台风来袭时抗台值班人员及抗台时各个部室的工作与责任等做了详细的说明。
    在看了该预案之后，景区主任汤晓蕾提出了自己的看法，并对于该预案做了相应的补充。汤晓蕾强调：应对此次来袭的超强台风，一定要领导到位、预案到位、防范到位，同时要落实责任，对于高配房、排涝泵房等重点部位一定要加强值班，确保台风来袭时电力的供应及排水泵的正常运行。同时要储备充足的物资，做好相应的后勤工作。